KoHoKa is een handelsnaam van de eenmanszaak Jessica Goedhart. Jessica Goedhart, handelend onder de naam KoHoKa, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

KoHoKa
Jessica Goedhart
Liszthof 35
2402 GP Alphen aan den Rijn
Nederland

E-mail: info@kohoka.nl
Website: www.kohoka.nl
Telefoonnummer: 06-44326122

KvK-nummer: 55523552
Btw-identificatienummer: NL002015128B11

KoHoKa verwerkt persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt, een account aanmaakt, een bestelling plaatst, contact met ons opneemt, een retour of klacht indient, zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of op een andere manier gegevens aan ons verstrekt.

Afhankelijk van uw gebruik van onze website en diensten kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam en, indien van toepassing, zakelijke gegevens;
• adres-, factuur- en aflevergegevens;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• account- en inloggegevens;
• bestelgeschiedenis en gegevens over retouren, garantie en klachten;
• betaalgegevens die nodig zijn voor de administratie, zoals betaalmethode, betaalstatus en transactiereferentie. Betalingsgegevens zoals bank- of kaartgegevens worden voor zover van toepassing rechtstreeks door de betaalprovider verwerkt;
• IP-adres, technische gegevens en gegevens over het gebruik van onze website, voor zover deze via noodzakelijke of toegestane cookies en vergelijkbare technieken worden verzameld;
• gegevens die u zelf verstrekt via contactformulieren, e-mail, correspondentie of andere communicatie.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Voor KoHoKa gaat het met name om de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, uw toestemming of een gerechtvaardigd belang.

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor:

• bestellingen en levering: het verwerken en verzenden van bestellingen, orderbevestigingen, facturatie en retourafhandeling. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst;
• betalingen: het verwerken van betalingen en administreren van de betaalstatus. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting;
• klantenservice: het beantwoorden van vragen en behandelen van klachten, garantie en retouren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang;
• accountbeheer: het aanmaken en beheren van een account en het beschikbaar stellen van bestelgegevens. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst;
• administratie: boekhouding, fiscale administratie en wettelijke bewaarplichten. Grondslag: wettelijke verplichting;
• website en beveiliging: het technisch laten functioneren en beveiligen van de website en het voorkomen van misbruik of fraude. Grondslag: gerechtvaardigd belang en, waar vereist, toestemming;
• analyse en marketing: het analyseren van websitegebruik en, indien daarvoor toestemming is gegeven, het gebruik van analytische of marketingcookies. Grondslag: toestemming voor zover wettelijk vereist;
• nieuwsbrief: het versturen van nieuwsbrieven en updates aan personen die zich daarvoor hebben aangemeld. Grondslag: toestemming.

Wanneer persoonsgegevens noodzakelijk zijn om een bestelling of andere overeenkomst uit te voeren, kan KoHoKa de bestelling of dienstverlening niet uitvoeren als u deze noodzakelijke gegevens niet verstrekt.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

Voor het versturen van onze nieuwsbrief maken wij gebruik van Brevo. Wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief verwerken wij uw naam en e-mailadres hiervoor. U kunt zich op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink onderaan iedere nieuwsbrief. Na uitschrijving gebruiken wij uw e-mailadres niet meer voor het versturen van de nieuwsbrief, tenzij een andere wettelijke grondslag bestaat om het adres te bewaren.

KoHoKa bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft.

Wij hanteren in ieder geval de volgende uitgangspunten:

• gegevens die onderdeel zijn van de fiscale en financiële administratie worden gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn bewaard. Voor de basisadministratie is dit in beginsel 7 jaar;
• bestel-, factuur- en betaalgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en daarna voor zover zij onderdeel zijn van de wettelijke administratie;
• accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is. Wanneer een account wordt verwijderd, worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd voor zover wij deze niet op grond van een wettelijke verplichting of voor de afhandeling van bestaande rechten en verplichtingen moeten bewaren;
• gegevens over vragen, klachten, retouren en garantie worden bewaard zolang dit nodig is voor de afhandeling en daarna zolang dat redelijkerwijs nodig is voor mogelijke vervolgvragen, geschillen of wettelijke verplichtingen;
• nieuwsbriefgegevens worden bewaard totdat u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt;
• cookie- en analytische gegevens worden bewaard overeenkomstig de termijnen die in ons cookiebeleid en de gebruikte cookietool zijn vermeld.

KoHoKa verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, de uitvoering van een overeenkomst, onze bedrijfsvoering of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Wij maken onder andere gebruik van de volgende partijen en dienstverleners:

• Mollie voor online betalingsverwerking;
• PostNL, MyParcel en/of andere vervoerders of verzendplatforms die voor de betreffende bestelling worden ingezet;
• WooCommerce en daaraan gekoppelde technische diensten voor het functioneren van de webshop;
• Wijzeronline voor webhosting, e-maildiensten en technische ondersteuning;
• Brevo voor het versturen en beheren van nieuwsbrieven;
• Vercauteren Administraties in Den Haag voor administratie en boekhouding;
• WebwinkelKeur voor reviews, keurmerkdiensten en geschillenbemiddeling;
• externe partijen die technisch beheer, onderhoud, beveiliging of ondersteuning van de website uitvoeren, voor zover toegang tot persoonsgegevens voor hun werkzaamheden noodzakelijk is.

Wanneer wij u uitnodigen om een review achter te laten, delen wij uw naam, e-mailadres en bestelnummer met WebwinkelKeur. WebwinkelKeur gebruikt deze gegevens om u namens KoHoKa een uitnodiging voor een review te sturen en om de review aan uw bestelling te kunnen koppelen.

Wanneer u zelf een review via WebwinkelKeur plaatst, verwerkt WebwinkelKeur de gegevens die u daarbij verstrekt volgens zijn eigen privacyvoorwaarden.

Met partijen die persoonsgegevens namens KoHoKa verwerken, worden waar vereist afspraken gemaakt over de bescherming en verwerking van persoonsgegevens.

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken of toegankelijk maken. Indien dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat de doorgifte alleen plaatsvindt wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

KoHoKa gebruikt cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten functioneren.

Daarnaast kunnen, afhankelijk van uw keuze in de cookiebanner, analytische en marketingcookies worden gebruikt.

Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, worden deze pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. U kunt uw cookievoorkeuren via de cookiebanner of cookie-instellingen op de website aanpassen en uw toestemming op ieder moment intrekken.

Meer informatie over de soorten cookies, doeleinden, betrokken partijen en bewaartermijnen vindt u in het afzonderlijke cookiebeleid op de website.

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de situatie heeft u het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen;
• uw persoonsgegevens te laten verwijderen, voor zover wij deze niet langer nodig hebben en geen wettelijke verplichting of andere geldige grondslag bestaat om deze te bewaren;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• toestemming voor verwerking op ieder moment in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd;
• de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en, waar de AVG dit recht geeft en technisch mogelijk is, aan een andere organisatie te laten overdragen.

KoHoKa neemt geen besluiten over u die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Wanneer u een account heeft in de webshop, kunt u een deel van uw gegevens zelf beheren via uw accountomgeving. Voor andere verzoeken kunt u contact opnemen via info@kohoka.nl.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt of gewijzigd, kunnen wij bij een verzoek vragen om aanvullende informatie waarmee wij uw identiteit kunnen verifiëren. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.

Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Bij complexe verzoeken of een groot aantal verzoeken kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Als dat nodig is, informeren wij u binnen de eerste maand over de verlenging en de reden daarvan.

KoHoKa neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

De website maakt gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/TLS). Daarnaast beperken wij de toegang tot persoonsgegevens tot personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Vermoedt u dat persoonsgegevens niet goed zijn beveiligd of dat sprake is van misbruik of een datalek, neem dan contact met ons op via info@kohoka.nl.

Heeft u een klacht of vraag over de manier waarop KoHoKa met uw persoonsgegevens omgaat, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@kohoka.nl. Wij proberen uw vraag of klacht zo zorgvuldig mogelijk te behandelen.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

KoHoKa kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of de toepasselijke privacyregels wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op www.kohoka.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u waar dat redelijkerwijs nodig is.